Quy Định Về Lưu Trữ Hồ Sơ Nhân Sự

Câu hỏi: Công ty tôi mới thành lập. Tôi làm ở bộ phận nhân sự, xin hỏi: Công ty có cần lập sổ tay quản lý lao động không? Nếu phải lập sổ, thì tôi lập sổ điện tử để quản lý lao động được không, hay bắt buộc phải làm sổ giấy? ([email protected])

Lưu trữ hồ sơ nhân sự thủ công

Đây là cách làm phù hợp với doanh nghiệp nhỏ bởi dễ thực hiện và chi phí thấp. Tuy nhiên, nhược điểm của phương pháp này đó là tương đối tốn thời gian và công sức để quản lý, gây khó khăn khi tìm kiếm thông tin; đồng thời dễ bị thất lạc, hư hỏng.

Tủ hồ sơ nhân sự nhiều ngăn được rất nhiều các doanh nghiệp lớn, đông nhân sự sử dụng. Dạng tủ này vừa có thể làm trang trí văn phòng, vừa gọn gàng và tiết kiệm không gian.

Tủ hồ sơ nhiều ngăn rất hữu ích trong việc lưu trữ và bảo quản số lượng lớn hồ sơ, đa dạng các loai giấy tờ với các kích thước khác nhau.

Với loại tủ này, các doanh nghiệp có thể phân loại hồ sơ theo từng tiêu chí như phòng ban, chức vụ, thời gian làm việc, v.v. và lưu trữ trong các ngăn tủ riêng biệt.

Để có thể phân biệt từng ngăn tủ, người ta thường dán giấy ghi tên các loại tài liệu để thuận tiện trong việc tìm kiếm, tránh mất nhiều thời gian.

Với loại tủ này, thường các đơn vị sẽ tận dụng ngăn trên cho các hồ sơ đang sử dụng và ngăn dưới cho hồ sơ không sử dụng thường xuyên.

Hồ sơ 2 ngăn thường chỉ dùng trong trường hợp cần lưu trữ ít giấy tờ. Loại tủ lưu trữ này có không gian nhỏ, giá thành cũng khá mềm so với các loại tủ đựng hồ sơ khác.

Đây là cách làm tương đối truyền thống, phù hợp với việc lưu trữ hồ sơ ít sử dụng hoặc cần di chuyển thường xuyên. Thùng đựng hồ sơ kín, có thể bảo quản tài liệu tốt, tránh hư hỏng mối mọt, tuy nhiên có nhược điểm là tương đối nặng, và không thuận tiện trong trường hợp tìm kiếm hồ sơ.

Bìa đựng hồ sơ là phương pháp lưu trữ thích hợp dành cho việc lưu trữ hồ sơ cá nhân của nhân viên.

Hồ sơ nhân sự đối với lao động thử việc

Hồ sơ nhân sự đối với lao động thử việc bao gồm các loại giấy tờ sau:

Lập danh mục các hồ sơ nhân sự

Việc lập danh mục các hồ sơ nhân sự giúp doanh nghiệp quản lý hồ sơ một cách hiệu quả và dễ dàng tra cứu thông tin. Danh mục hồ sơ cần bao gồm các thông tin sau:

Hồ sơ nhân sự đối với nhân viên chính thức

Hồ sơ nhân sự đối với nhân viên chính thức bao gồm các loại giấy tờ sau:

IV. Làm sao để lưu trữ hồ sơ hàng hóa XNK khoa học, tránh thất lạc?

Rất nhiều doanh nghiệp nắm rõ được sự quan trọng của việc lưu trữ hồ sơ. Nhưng làm thế nào để lưu trữ khoa học, tránh mất mát, thất lạc thì không phải ai cũng biết.

Mỗi doanh nghiệp sẽ có quy trình và cách lưu trữ khác nhau. Dưới đây, ALS gợi ý một số kinh nghiệm để các đơn vị, doanh nghiệp tham khảo; dễ dàng lưu trữ hồ sơ.

Đầu tiên, hệ thống lưu trữ hồ sơ cần phải bảo mật, đáp ứng được các yêu cầu lưu trữ như: đủ khoảng không gian, không bị ẩm mốc.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể sử dụng lưu trữ điện tử để giảm thiểu việc sử dụng giấy tờ, phòng ngừa các rủi ro tài liệu bị mất. Bên cạnh đó, cần thực hiện sao lưu định kỳ và đảm bảo rằng dữ liệu được sao lưu được lưu trữ an toàn.

Để tăng tính tổ chức và dễ dàng tìm kiếm trong quá trình lưu trữ hồ sơ hàng hóa XNK. Dưới đây là một số phương pháp mà doanh nghiệp nên áp dụng:

Đối với người lao động là nhân viên chính thức trong doanh nghiệp

Khi người lao động đã trở thành nhân viên chính thức trong doanh nghiệp, hồ sơ lao động sẽ cần bao gồm nhiều giấy tờ hơn so với giai đoạn thử việc. Đây là những giấy tờ cần thiết, phát sinh trong quá trình làm việc, bao gồm:

Hợp đồng lao động chính thức cần có sự xác nhận, ký kết của đôi bên

Hồ sơ nhân sự là một trong các tài liệu có vai trò đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp. Vì vậy, ngoài các thông tin trên, bộ phận hành chính cần nắm rõ toàn bộ các quy định, nguyên tắc về việc quản lý, lưu trữ hồ sơ để đảm bảo tính hiệu quả.

Dưới đây là 3 quy định quan trọng, được ban hành bởi Pháp luật Việt Nam không thể bỏ qua:

Hồ sơ nhân sự được doanh nghiệp lưu trữ cẩn thận

Như vậy, qua bài viết trên, NHÂN LỰC ĐẠI DƯƠNG đã giúp doanh nghiệp hiểu rõ được hồ sơ nhân sự là gì, gồm những loại giấy tờ nào cũng như được lưu trữ theo các quy định, nguyên tắc như thế nào. Hy vọng qua đó có thể giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về vấn đề này, từ đó thực hiện tốt công tác quản lý nhân sự, góp phần đảm bảo, đẩy mạnh sự phát triển bền vững của đơn vị. Trường hợp cần được tư vấn cụ thể hơn về vấn đề, vui lòng liên hệ với NHÂN LỰC ĐẠI DƯƠNG qua hotline để được hỗ trợ một cách tốt nhất!

Hồ sơ nhân sự cho người lao động dưới 15 tuổi

Hồ sơ nhân sự cho người lao động dưới 15 tuổi bao gồm các loại giấy tờ sau:

Đọc thêm: Top 10+ phần mềm quản lý tài sản phù hợp nhất với doanh nghiệp

II. Quy định về việc lưu trữ hồ sơ hàng hóa xuất nhập khẩu

Việc lưu trữ hồ sơ hàng hóa xuất nhập khẩu là rất quan trọng. Và đã có quy định rõ ràng theo Thông tư của Bộ tài chính. Theo đó:

Như vậy, việc lưu trữ hồ sơ hàng hóa xuất nhập khẩu cần phải cẩn trọng hết mức. Để tránh bị xử phạt hoặc các rắc rối khác liên quan đến pháp lý.

Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả Base HRM

Base HRM là phần mềm nhân sự toàn diện, trong đó có riêng một module tính năng hỗ trợ doanh nghiệp trong việc lưu trữ và quản lý hồ sơ nhân sự.

Base HRM hỗ trợ các doanh nghiệp xây dựng một quy trình lưu trữ hồ sơ tinh gọn, nhưng khoa học và cực kì hiệu quả .

Với Base HRM, doanh nghiệp có thể:

Nhìn chung, doanh nghiệp nào cũng cần có quy trình lưu trữ hỗ sơ nhân sự chi tiết, khoa học để đảm bảo các thông tin nhân sự được lưu và sắp xếp khoa học, tránh tình trạng thất lạc thông tin. Bên cạnh đó, lưu trữ hồ sơ nhân sự hiệu quả còn giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm thời gian trong việc tìm kiếm và cập nhật thông tin. Ngày nay, chuyển đổi số ngày càng phát triển, nhiều doanh nghiệp đã và đang hướng tới việc sử dụng các phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự chuyên biệt thay thế dần cho hình thức lưu trữ thủ công hoặc bằng excel. Đây là phương pháp vừa khoa học, vừa giúp doanh nghiệp tối ưu nguồn lực, thời gian,…đồng thời lại cực kỳ thuận tiện trong việc thay đổi và điều chỉnh thông tin, tránh những sai sót không đáng có.

Sau khi hoàn thiện các thủ tục liên quan đến xuất nhập khẩu hàng hóa, các thủ tục này cũng phải lưu trữ cẩn thận. Vậy, quy định về việc lưu trữ này như thế nào? Thời gian lưu trữ là bao lâu? Cùng ALS tìm hiểu chi tiết thông tin ngay sau đây.

I. Hồ sơ hàng hóa xuất nhập khẩu bao gồm những gì?

Hồ sơ hàng hóa xuất khẩu bao gồm nhiều loại giấy tờ, là hồ sơ thông quan theo quy định. Bao gồm:

Hồ sơ xuất khẩu thương mại bao gồm:

Cập nhật quy định mới nhất về lưu trữ hồ sơ nhân sự

Hiện nay, chưa có quy định mới nhất nào về lưu trữ hồ sơ nhân sự được ban hành trong năm 2024. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý một số quy định được ban hành trước đó và vẫn còn hiệu lực. Cụ thể, theo Thông tư 10/2022/TT-BNV, thời gian lưu trữ tài liệu cán bộ, công chức, viên chức, người lao động là từ 05 năm đến vĩnh viễn tùy thuộc vào từng loại tài liệu. Trong đó:

Lưu trữ hồ sơ nhân sự online

Để hỗ trợ bộ phận nhân sự các doanh nghiệp, Base.vn đã tổng hợp thông tin tất cả 06 biểu mẫu trên thành một BỘ BIỂU MẪU QUẢN LÝ NHÂN SỰ BẰNG EXCEL. Click tại đây để tải về miễn phí.